Zur Digitalisierung von papierhaften Dokumenten gibt es mittlerweile unterschiedlichste Geräte.

Die am häufigsten verbreitete Variante ist der Multifunktionsdrucker mit integriertem Scanner Modul. Doch hier gibt es große Unterschiede, die bei der Anschaffung bereits im Vorfeld beachtet werden sollten, um nicht später eine teure Zweitanschaffung leisten zu müssen.

Die Ausgangslage

Zuerst müssen der Umfang und das Format der zu scannenden Dokumente ermittelt werden. Das bedeutet im Detail:

• Wie viele Dokumente werden ca. pro Tag / Stunde gescannt?
• Gibt es Stoßzeiten zu denen sehr schnell viele Dokumente gescannt werden müssen?
• Welches Format haben die Dokumente? Auch größer als DinA4?
• Handelt es sich um einzelne Blätter oder gebundene / zusammengefasste Vorlagen?
• Werden doppelseitige Dokumente gescannt?

Der automatische Dokumenteneinzug

Zu empfehlen ist ein automatischer Dokumenteneinzug oder auch ADF (automatic document feeder) genannt. Damit werden die zu scannenden Dokumente in Form von einzelnen Blättern von einem eingelegt Papierstapel nacheinander einzeln eingezogen und gescannt.

Besitzt ein Gerät keinen automatischen Einzug muss jede Seite per Hand einzeln auf den sogenannten Flachbettscanner aufgelegt werden. Dabei handelt es sich um eine Art Glasplatte unter der die Scanzeile mechanisch vorbeigeführt wird und somit das Dokument, das auf die Glasplatte gelegt wird, von unten erfasst wird. Sollen Vorder- und Rückseite gescannt werden muss zusätzlich jedes Mal das Blatt von Hand gewendet und neu auf den Flachbettscanner platziert werden. Ein erheblicher Arbeitsaufwand, den der automatische Dokumenteneinzug selbst erledigt.

Duplex ist nicht gleich Duplex

Multifunktionsdrucker bzw. auch reine Scanner bieten oftmals eine Duplex-Scanfunktion an, d.h. die Dokumente können über den automatischen Dokumenteneinzug beidseitig gescannt werden.

Dabei gibt es jedoch zwei unterschiedliche technische Ausführungen. Die kostengünstigere Variante ist die Verwendung lediglich einer Scanzeile im Dokumenteneinzug. Hier wird das Dokument eingezogen und die erste Seite des Blattes gescannt. Danach wird das Papier über einen mechanischen Umlenkmechanismus geführt, welcher das Blatt wendet und somit die zweite Seite des Blattes an der gleichen Scannzeile wiederum vorbeiführt.

Dieses Verfahren erfordert nur eine Scannzeile und ist daher die günstigere Variante. Jedoch benötigt dies sehr lange um doppelseitig zu Scannen, da das Blatt zweimal nacheinander gescannt und dazwischen mechanisch gedreht werden muss.

Eine wesentlich schnellere Variante ist die Verwendung von zwei Scannzeilen, die so angeordnet sind, dass jeweils eine Scanzeile eine Blattseite scannt. Somit können beide Seiten gleichzeitig bei einem Blattdurchlauf gescannt werden. Jedoch ist dieses Verfahren aufgrund der zweiten Scanzeile teurer.

Der zuerst beschriebene Mechanismus mit 1 Scanzeile und Umlenkverfahren wird Duplex-Scan oder Duplex-ADF (kurz: DADF) bezeichnet. Manche Hersteller bezeichnen ihn auch als RADF (reverse automatic document feeder). Die zweite Variante mit zwei Scanzeilen bezeichnet man als Dual-Duplex-Scan oder Dual-Duplex-ADF (kurz: DDADF) bezeichnet.

Das Problem ist, dass Hersteller gerne eigene Marketing-Bezeichnungen verwenden und allgemein Duplex-Scan bewerben, sodass auf den ersten Blick nicht klar ist, welche Technologie tatsächlich verwendet wird. Da wird schnell aus einem vermeintlichen Schnäppchen ein Fehlkauf, da die Scanfunktion zu lange benötigt um die gewünschte Menge an Dokumenten zu verarbeiten.

Welches Gerät zu Ihren Anforderungen passt und das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis bietet ermitteln wir gerne für Sie.